Seit 2007 haben geschäftliche E-Mails rechtlich gesehen denselben Stellenwert wie geschäftliche Korrespondenz auf Papier. Das heißt, dass nun jedes eingetragene Unternehmen folgende Angaben in seinen E-Mail-Signaturen hinterlegen sollte:
- Name der Firma
- Rechtsform und Sitz
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Namen aller Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder
- Aufsichtsratsvorsitzender (falls vorhanden)
Folgende Dinge gehören nicht in eine E-Mail-Signatur:
- Grafiken aller Art (da sie den Speicherplatzbedarf jeder einzelnen E-Mail unnötig aufblähen)
- Disclaimer und Warnhinweise (sensible Daten haben in normalen, unverschlüsselten E-Mails ohnehin nichts zu suchen)
- Tippfehler